“प्लानिंग भविष्य को वर्तमान में ला रही है ताकि आप इसके बारे में अभी कुछ कर सकें”- एलन लैकिन
1.Overview
आपने पुराना सवाल सुना है, "आप हाथी कैसे खाते हैं?" जवाब है "एक समय में एक काटने!" आप अपने सबसे बड़े, सबसे कुरूप मेंढक को कैसे खाते हैं? उसी तरह: आप इसे विशिष्ट चरण-दर-चरण गतिविधियों में तोड़ते हैं और फिर आप पहले वाले को शुरू करते हैं। आपका दिमाग, आपकी सोचने, योजना बनाने और निर्णय लेने की क्षमता, शिथिलता पर काबू पाने और अपनी उत्पादकता बढ़ाने के लिए आपका सबसे शक्तिशाली उपकरण है। लक्ष्य निर्धारित करने, योजना बनाने और उन पर कार्रवाई करने की आपकी क्षमता आपके जीवन की दिशा निर्धारित करती है। सोचने और योजना बनाने का कार्य ही आपकी मानसिक शक्तियों को खोलता है, आपकी रचनात्मकता को गति प्रदान करता है, और आपकी मानसिक और शारीरिक ऊर्जा को बढ़ाता है। इसके विपरीत, जैसा कि एलेक मैकेंज़ी ने लिखा है, "बिना सोचे समझे कार्रवाई करना समस्याओं का एक प्रमुख स्रोत है।" कार्य करने से पहले अच्छी योजनाएँ बनाने की आपकी क्षमता आपकी समग्र क्षमता का एक पैमाना है। आपके पास जितनी बेहतर योजना होगी, आपके लिए शिथिलता को दूर करना, आरंभ करना, अपने मेंढक को खाना और फिर चलते रहना उतना ही आसान होगा।
2.ऊर्जा पर अपनी वापसी बढ़ाएँ(Increase Your Returne on Energy)
काम पर आपके शीर्ष लक्ष्यों में से एक यह होना चाहिए कि आप अपनी मानसिक, भावनात्मक और शारीरिक ऊर्जा के अपने निवेश पर उच्चतम संभव लाभ प्राप्त करें। अच्छी खबर यह है कि योजना बनाने में बिताया गया हर मिनट निष्पादन में दस मिनट तक बचाता है। आपको अपने दिन की योजना बनाने में केवल 10 से 12 मिनट का समय लगता है, लेकिन समय का यह छोटा सा निवेश आपको बर्बाद समय में दो घंटे (100 से 120 मिनट) तक बचाएगा और पूरे दिन के प्रयास को फैलाएगा। आपने सिक्स-पी फॉर्मूला के बारे में तो सुना ही होगा। यह कहता है, "उचित पूर्व योजना खराब प्रदर्शन को रोकती है।" जब आप इस बात पर विचार करते हैं कि आपकी उत्पादकता और प्रदर्शन को बढ़ाने में नियोजन कितना सहायक हो सकता है, तो यह आश्चर्यजनक है कि हर दिन कितने लोग इसका अभ्यास करते हैं। और योजना बनाना वास्तव में करना काफी सरल है। आपको बस एक कागज का टुकड़ा और एक कलम चाहिए। सबसे परिष्कृत आउटलुक सिस्टम, कंप्यूटर ऐप या टाइम प्लानर एक ही सिद्धांत पर आधारित है। यह आपके बैठने और शुरू करने से पहले आपको जो कुछ भी करना है उसकी एक सूची बनाने पर आधारित है।
3.प्रति दिन दो अतिरिक्त घंटे(Tow Extra Hours per Day)
हमेशा एक सूची से काम करते हैं। जब कुछ नया आता है, तो उसे करने से पहले उसे सूची में जोड़ें। आप अपनी उत्पादकता और उत्पादन में 25 प्रतिशत या उससे अधिक की वृद्धि कर सकते हैं - दिन में लगभग दो घंटे - पहले दिन से जब आप किसी सूची से लगातार काम करना शुरू करते हैं। आगे के कार्यदिवस के लिए एक रात पहले अपनी सूची बनाएं। वह सब कुछ स्थानांतरित करें जो आपने अभी तक पूरा नहीं किया है आने वाले दिन के लिए अपनी सूची में, और फिर प्रत्येक जोड़ें। जो काम आपको अगले दिन करना है। जब आप रात को अपनी सूची बनाते हैं, तो आपका अवचेतन मन रात भर सोते समय आपकी सूची पर काम करेगा। अक्सर आप महान विचारों और अंतर्दृष्टि के साथ जागेंगे जिसका उपयोग आप अपना काम तेजी से और बेहतर तरीके से करने के लिए कर सकते हैं, जैसा आपने शुरू में सोचा था। आप प्रत्येक की लिखित सूची बनाने में जितना अधिक समय लेंगे। जो चीज आपको पहले से ही करनी है, आप उतने ही अधिक प्रभावी कार्यकुशल होंगे।
4.विभिन्न उद्देश्यों के लिए अलग-अलग सूचियाँ(Different List for Different Purposes)
आपको विभिन्न उद्देश्यों के लिए अलग-अलग सूचियों की आवश्यकता होती है। सबसे पहले, आपको एक मास्टर सूची बनानी चाहिए, जिस पर आप वह सब कुछ लिख सकते हैं जिसके बारे में आप सोच सकते हैं कि आप भविष्य में कभी भी करना चाहते हैं। यह वह जगह है जहां आप हर विचार और आने वाले हर नए कार्य या जिम्मेदारी को पकड़ते हैं। आप बाद में आइटम को सॉर्ट कर सकते हैं। दूसरा, आपके पास एक मासिक सूची होनी चाहिए जो आप महीने के अंत में आने वाले महीने के लिए बनाते हैं। इसमें आपकी मास्टर सूची से स्थानांतरित आइटम शामिल हो सकते हैं। तीसरा, आपके पास एक साप्ताहिक सूची होनी चाहिए जिसमें आप अपने पूरे सप्ताह की योजना पहले से बना लें। यह एक सूची है जो निर्माणाधीन है जैसा कि आप वर्तमान सप्ताह से गुजरते हैं। व्यवस्थित समय नियोजन का यह अनुशासन आपके लिए बहुत मददगार हो सकता है। बहुत से लोगों ने मुझे बताया है कि आने वाले सप्ताह की योजना बनाने के लिए प्रत्येक सप्ताह के अंत में कुछ घंटे निकालने की आदत ने उनकी उत्पादकता में नाटकीय रूप से वृद्धि की है और उनके जीवन को पूरी तरह से बदल दिया है। टी तकनीक आपके लिए भी काम करेगी।अंत में, आपको अपनी मासिक और साप्ताहिक सूचियों से आइटम को अपनी दैनिक सूची में स्थानांतरित करना चाहिए। ये वे विशिष्ट गतिविधियाँ हैं जिन्हें आप अगले दिन पूरा करने जा रहे हैं। जैसे ही आप दिन भर काम करते हैं, जैसे ही आप उन्हें पूरा करते हैं, अपनी सूची में आइटम को चेक करें। यह गतिविधि आपको उपलब्धि की एक दृश्य तस्वीर देती है। यह सफलता और आगे की गति की भावना पैदा करता है। अपनी सूची के माध्यम से खुद को उत्तरोत्तर कार्य करते हुए देखना आपको प्रेरित और सक्रिय करता है। यह आपके आत्म-सम्मान और आत्म-सम्मान को बढ़ाता है। स्थिर, दृश्यमान प्रगति आपको आगे बढ़ने के लिए प्रेरित करती है और विलंब पर काबू पाने में आपकी सहायता करती है।
5.किसी परियोजना की योजना बनाना(Planning a Project)
जब आपके पास किसी भी प्रकार की कोई परियोजना हो, तो प्रत्येक चरण की एक सूची बनाकर शुरू करें जिसे आपको परियोजना को शुरू से अंत तक पूरा करने के लिए पूरा करना होगा। चरणों को प्राथमिकता से व्यवस्थित करें, सबसे महत्वपूर्ण क्या है, और क्रम में आपको कौन से कार्यों को पूरा करना होगा। प्रोजेक्ट को अपने सामने कागज पर या कंप्यूटर आधारित प्रोजेक्ट प्लानर पर रखें ताकि आप हर कदम और कार्य को देख सकें। फिर एक बार में एक ही काम पर लग जाएं। आप इस बात से चकित होंगे कि आपने इस तरह से कितना कुछ किया है। जैसे-जैसे आप अपनी सूचियों के माध्यम से काम करेंगे, आप अधिक से अधिक प्रभावी और शक्तिशाली महसूस करेंगे। आप अपने जीवन पर अधिक नियंत्रण महसूस करेंगे। आप स्वाभाविक रूप से और भी अधिक करने के लिए प्रेरित होंगे। आप बेहतर और अधिक रचनात्मक रूप से सोचेंगे, और आपको अधिक और बेहतर अंतर्दृष्टि मिलेगी जो आपको अपना काम और भी तेजी से करने में सक्षम बनाती है।है।जैसा कि आप अपनी सूचियों के माध्यम से लगातार काम करते हैं, आप सकारात्मक आगे की गति की भावना विकसित करेंगे जो आपको विलंब को दूर करने में सक्षम बनाता है। प्रगति की यह भावना आपको अधिक ऊर्जा देती है और आपको पूरे दिन चलती रहती है। व्यक्तिगत प्रभावशीलता के सबसे महत्वपूर्ण नियमों में से एक 10/90 नियम है। यह नियम कहता है कि शुरू करने से पहले आप अपने काम की योजना बनाने और उसे व्यवस्थित करने में लगने वाले पहले 10 प्रतिशत समय को शुरू करने के बाद काम पूरा करने में आपका 90 प्रतिशत समय बचाएंगे। इस नियम को आपको केवल एक बार खुद को साबित करने के लिए आजमाना होगा। जब आप हर दिन पहले से योजना बनाते हैं, तो आपके लिए आगे बढ़ना और चलते रहना बहुत आसान हो जाएगा। काम पहले से कहीं ज्यादा तेज और सुचारू रूप से चलेगा। आप अधिक शक्तिशाली और सक्षम महसूस करेंगे। आप जितना सोच सकते हैं उससे कहीं अधिक तेजी से काम करेंगे। आखिरकार, आप अजेय हो जाएंगे।
6.महत्वपूर्ण तथ्य(Important Facts)
1. हर दिन, सप्ताह और महीने की अग्रिम योजना बनाने के लिए आज से ही शुरुआत करें। एक नोटपैड या कागज की शीट लें (या अपने स्मार्टफोन का उपयोग करें) और अगले चौबीस घंटों में आपको जो कुछ भी करना है उसकी एक सूची बनाएं। नई वस्तुओं के आने पर अपनी सूची में जोड़ें। अपने सभी प्रोजेक्ट्स की एक सूची बनाएं, बड़े मल्टीटास्क जॉब जो आपके भविष्य के लिए महत्वपूर्ण हैं।
2. अपने सभी प्रमुख लक्ष्यों, परियोजनाओं और कार्यों को प्राथमिकता के आधार पर निर्धारित करें कि सबसे महत्वपूर्ण क्या है, और क्रम से, पहले क्या करना है, क्या दूसरा आता है, और आगे। अंत को ध्यान में रखकर शुरू करें और पीछे की ओर काम करें। कागज पर सोचो! हमेशा एक सूची से काम करें। आप इस बात से चकित होंगे कि आप कितने अधिक उत्पादक बन जाते हैं और अपने मेंढक को खाना कितना आसान हो जाता है।